Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) 84 Universitas Diponegoro (Undip) melaksanakan program penguatan kapasitas kelembagaan masyarakat di Desa Gebugan, Kecamatan Bergas, Kabupaten Semarang. Program ini berfokus pada pendampingan penyusunan dokumen kerja sama serta penyusunan Buku Panduan Legalitas dan Administrasi untuk Sanggar Seni dan Budaya Among Rasa Atunggal.
Pendampingan tersebut ditujukan untuk membantu sanggar memiliki tata kelola yang lebih tertib, profesional, dan terdokumentasi. Selain memperkuat administrasi internal, program ini juga diarahkan untuk meningkatkan kesiapan sanggar dalam membangun kemitraan dengan berbagai pihak.
Sanggar Seni dan Budaya Among Rasa Atunggal berdiri pada 10 Juni 2023 dan berlokasi di Dusun Krajan RT 01/RW 02, Desa Gebugan. Sanggar ini dipimpin Robby Arsadani, S.Sn., dengan kegiatan di bidang seni tari, karawitan, serta seni pertunjukan tradisional Jawa. Kegiatan rutin yang dijalankan antara lain pembelajaran seni tari, latihan karawitan, pagelaran seni budaya, hingga pertunjukan di tingkat lokal maupun regional.
Seiring berkembangnya aktivitas, kebutuhan terhadap tata kelola kelembagaan dinilai semakin penting. Pengelolaan kegiatan seni perlu didukung administrasi yang tertata dan dokumen kelembagaan yang jelas, terutama saat sanggar hendak membangun hubungan formal dengan instansi, komunitas, sekolah, maupun calon mitra lainnya.
Dalam pendampingan penyusunan dokumen kerja sama, mahasiswa KKN-T 84 membantu menerjemahkan pembicaraan dan kesepakatan awal antara sanggar dengan calon mitra ke dalam dokumen yang lebih sistematis. Mahasiswa turut menyusun proposal kerja sama yang memuat latar belakang, tujuan, manfaat, profil sanggar, bentuk dan objek kerja sama, jangka waktu, lokasi kegiatan, serta kontribusi masing-masing pihak.
Proposal tersebut kemudian dibahas hingga ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat. Langkah ini menjadi bentuk penguatan kemitraan karena kesepakatan yang sebelumnya bersifat informal dituangkan dalam dokumen tertulis yang lebih terstruktur.
Mahasiswa juga mendampingi penyusunan Memorandum of Understanding (MoU) dan Perjanjian Kerja Sama (PKS). MoU digunakan untuk memuat kerangka umum kesepahaman, sedangkan PKS mengatur teknis pelaksanaan kerja sama secara lebih rinci, termasuk pembagian peran dan tanggung jawab.
Melalui proses tersebut, pengelola sanggar tidak hanya memperoleh dokumen kerja sama, tetapi juga pemahaman tentang tahapan membangun kemitraan secara profesional, mulai dari menyampaikan gagasan, menyusun proposal, merumuskan kesepahaman, hingga menyusun dokumen dengan struktur dan pembagian tanggung jawab yang jelas.
Selain dokumen kerja sama, mahasiswa KKN-T 84 menyusun Buku Panduan Legalitas dan Administrasi Sanggar Seni dan Budaya Among Rasa Atunggal. Buku ini dirancang sebagai pedoman praktis untuk membantu pengelola memahami kebutuhan legalitas, administrasi, dan dokumen kelembagaan dalam operasional sanggar.
Dalam buku panduan tersebut, mahasiswa menyediakan template dokumen kerja sama berupa Proposal Kerja Sama, MoU, dan PKS, yang diharapkan memudahkan sanggar saat menjalin kerja sama dengan instansi pemerintah, komunitas, sekolah, maupun pihak lain. Panduan juga dilengkapi perangkat administrasi lain, seperti proposal sponsorship, surat tugas pelatih, formulir pendaftaran anggota, formulir persetujuan orang tua, serta daftar inventaris.
Buku panduan turut memuat gambaran identitas dan ruang lingkup kegiatan Among Rasa Atunggal sebagai sanggar yang berfokus pada pelestarian, pengembangan, dan pertunjukan seni tradisional Jawa. Kegiatannya mencakup pembelajaran seni tari dan karawitan, pagelaran seni budaya, pertunjukan dalam berbagai kegiatan, serta upaya pelestarian Gagrag Lawas.
Program multidisiplin KKN-T 84 Undip ini menjadi bagian dari upaya memperkuat Sanggar Among Rasa Atunggal dari sisi kelembagaan. Dokumen kerja sama dan buku panduan diharapkan dapat terus dimanfaatkan setelah kegiatan KKN berakhir, baik sebagai dasar membangun kemitraan baru maupun sebagai rujukan pengelolaan administrasi sehari-hari.
Dengan tata kelola yang semakin tertib, sanggar diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan mitra, memperluas jejaring kolaborasi, serta mengembangkan kegiatan seni secara berkelanjutan. Penguatan kelembagaan ini juga diharapkan memperkokoh peran Sanggar Seni dan Budaya Among Rasa Atunggal sebagai ruang pembelajaran, pengembangan, dan pelestarian seni tradisional Jawa bagi masyarakat Desa Gebugan dan wilayah sekitarnya.
